Tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste 28.9.2023

1. Rekisterinpitäjä

Fiberwood Oy, jatkossa myös ”Fiberwood” (Y-tunnus: 3012157-5)
Satukukanpolku 5 A 6-7, 04430 Järvenpää, Suomi

Fiberwood on käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastuussa siitä, että käsittely tapahtuu kulloinkin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

2. Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Nimi: Tage Johansson
Satukukanpolku 5 A 6–7, 04430 Järvenpää, Suomi
Puhelin: +358 40 726 1231
Sähköposti: tage.johansson@fiberwood.fi

3. Rekisterin nimi

Fiberwoodin asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Yleistä

Jos otat Fiberwoodiin yhteyttä puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse/verkkosivujen välityksellä, saatamme tallentaa yhteydenpidon mahdollisine henkilötietoineen. Varmistamme rekisterinpitäjänä, että kaikki henkilötiedot suojataan aina parhaiden käytäntöjen ja ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötieto = Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite)

Rekisteröity = luonnollinen henkilö, jonka henkilötietoihin käsittely kohdistuu

5. Rekisterin pitämisen peruste, henkilötietojen lähde ja käyttötarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on asiakas- tai palvelussuhde tai muu niihin verrattava suhde Fiberwoodin toimintaan, henkilön tai yhteisön Fiberwoodille antama toimeksianto tai Fiberwoodin ja rekisteröidyn välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Tietojen käsittely voi perustua myös henkilön suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyperusteena voi myös olla asialliseen yhteyteen perustuva Fiberwoodin oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.

Markkinoinnin ja viestinnän kohdentamista varten hyödynnämme lain sallimissa rajoissa meille annettuja tai asiakassuhteeseen liittyviä olennaisia tietoja.

Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään rekistereissämme myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin näiden edellyttämien säädösten ja aikarajojen mukaan.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai sopimukseen Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välillä.

Asiakas- ja markkinointirekisterin käyttötarkoituksia ovat:

• Yhteydenpito ja asiakassuhteen hoito henkilöön ja asiakkaisiin
• Sähköinen viestintä rekisteröidylle
• Muu Fiberwoodin toiminnan kannalta välttämätön henkilötietojen käsittely

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilöön liittyviä tietoja kerätään henkilöltä itseltään sopimuksenteon tai sen valmistelun yhteydessä, tuotteiden ja palvelujen oston tai käytön yhteydessä, tapahtumiin osallistumisen yhteydessä, Fiberwoodin edustajan ja henkilön välisten tapaamisten ja kommunikoinnin yhteydessä sekä tarvittaessa ja lainsäädännön sen salliessa, myös julkisista lähteistä. Henkilöön liittyviä tietoja voidaan myös kerätä hänen vieraillessaan Fiberwoodin hallinnoimilla internetsivuilla.

Henkilön tietoja voidaan päivittää ja tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi väestötietojärjestelmistä. Henkilöön liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa henkilöille informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Fiberwoodin markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden palveluissa.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa rekisteröidyn tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai rekisteröidyn suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, kontaktointi-, osallistuja-, tai tutkimusrekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.

Pääsääntöisesti Fiberwood ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, jos viestintätyökalut, verkkosivualustat tai olennaisesti toimintaa tukevia pilvipalveluja isännöivät datakeskukset sijaitsevat esimerkiksi Yhdysvalloissa.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siihen on lainmukaiset perusteet: Euroopan komissio on päättänyt, että vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia vakiolausekkeita käyttämällä. Mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät vain Fiberwoodin määrittelemät henkilöt, sekä Fiberwoodin toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle ja todistamalla henkilöllisyys luotettavalla tavalla.

Rekisterinpitäjä vastaa Rekisteröidyn tietopyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa). Mikäli tietopyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan tietopyyntöihin vastaamisesta ja niiden täytäntöönpanosta periä niistä aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietyn tyyppistä henkilötietojesi käsittelyä sekä peruuttaa annettu suostumus niiden käyttöön. Henkilö voi milloin vain peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään joko postitse tai sähköpostitse.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisteröity voi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan ilmoittamalla siitä kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilöille.

Fiberwood voi huolehtia henkilötietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä henkilö- ja yhteystietoja kohdassa 5. kuvatuista lähteistä.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Teknisen kehityksen ja Fiberwoodin palvelujen mahdollisten muutosten johdosta Fiberwood pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.